棚卸し自動化システムの構築により約2000台の端末の棚卸しを瞬時に完了
エヴァンジェリスト＋認定パートナーの力でITサービスマネジメントの更なるDX化を目指す

東洋アルミニウムは日本軽金属ホールディングスに属し、日本と海外に拠点を構え、国内外に向けてアルミ製品を製造・販売する会社です。東京や大阪のオフィス、日本各地の製造所で使われている3000台以上の端末（クライアントPC＋VDI）の資産管理を精緻化するため、完全な“脱Excel”を敢行し、プリザンターによる管理に移行。端末の「静的データ（資産管理番号、PCのメーカー、スペックなど）」に加え、「動的データ（稼働情報や配置場所、利用者など）」「履歴データ（動的データの遷移履歴）」を記録する3次元的なデータ管理設計を行うことで、各端末が今どこにあって誰が利用しているのか、稼働中、在庫、廃棄済など現在どのような状況にあるのかが一目瞭然になるシステムの開発を実現しています（詳細は「前編」を参照）。
　資産管理における同システム稼働後の最大の成果は「Excelでは見えなかったものが可視化されたこと。」だと、同社ITマネジメントユニット企画チームの杉山賀一氏は話します。同社では稼働していない端末は在庫として本社のある大阪オフィスに戻すルールとしています。しかし、3次元的な管理と、プリザンターが備えるデータのフィルター機能、連携したBIツール「Metabase」を活用したダッシュボードによって、日本各地の製造所に「在庫」の状態で多くの端末が遊休している可能性が浮かび上がってきたのです。「それは、実際は在庫ではなくまだ稼働しているのかもしれない。あるいは既に大阪に戻ってきており、手違いで製造所にあると表示されていることも考えられる。そこを現場に確認することによって管理データを正したり、もし本当に製造所で在庫状態にあるなら大阪に返却するなどして、管理を適正化することができるわけです。イレギュラーデータを検知し、可視化できたことは、プリザンター導入の意義を十分に示す成果だと考えています。」（杉山氏）

そして次のステップとして取り組んだのが、プリザンターの資産台帳と、インベントリ収集・ログ管理・セキュリティ管理・リモートサポートなどで活用している某社製品の「IT運用管理ソフトウェア」を連携させ、端末の棚卸しを自動化する施策です。
　端末の棚卸しでは、リアルタイムの状況を確認するため、利用している社員へのヒアリングが不可欠です。IT運用管理ソフトウェアには稼働中の端末に対して一斉にアンケートを配信する機能があり、これまでもその機能を使って、各端末の利用者、配置場所などの情報を収集してきました。しかし、棚卸し運用を担当してきたヘルプデスクチームの竹本慎吾氏はこう振り返ります。「Excelの台帳のデータとリアルタイムの状況が合致しているかを、回答を目視しながら一つひとつチェックし、齟齬があれば都度反映する必要があり、全体の作業には多大な時間を要していました。」
　それをプリザンターの資産台帳の情報と、IT運用管理ソフトウェアのアンケートの回答を自動的に突合させるシステムを構築することによって、棚卸しの作業の手間を大幅に低減することに成功したのです。「自動突合により目視作業が不要になります。例えば台帳のデータとアンケートの回答で、端末の資産管理番号の利用者名が異なっているデータだけをソートをかけて抽出することができ、そうした相違があるデータだけをピックアップして実態を聴取することで省力化を図れます。約3000台の端末のうち半数以上の約2000台は自動突合により一瞬にして完了し、更に支援機能により最終的に約2200台の棚卸しを実現しました。これまでに比べ、運用負荷が大幅に軽減したのです。」（竹本氏）　一方で、自動突合がうまくいかないケースもありました。本来、利用者名を入力すべき項目に資産管理番号を記入してしまうなどのヒューマンエラーが一因です。それ以外にも、原因不明で照合ができなかった端末も一部発生しています。「プリザンターは試行錯誤しながら問題や課題をその都度改修していくアジャイル開発に親和性がある点が最たる魅力の一つです。今回課題であった点をブラッシュアップし、より完璧な自動棚卸しシステムを目指して次回に繋げたい。」と、杉山氏は意欲を見せます。

プリザンターによるIT資産管理システムや、棚卸しの自動化が実現し、そうした成功例はロールモデルとして社内でも情報共有されています。「結果、部内から『プリザンターを活用して業務を効率化できないか』といった相談が寄せられ、使い方を学びに来た担当者が自らモバイルデバイスの管理アプリを自主的に作り始めるなど、徐々に新しい動きも生まれている。」と杉山氏は言います。
　そうした中、プリザンターを活用した本格的なアプリ導入を相談したのが、ITマネジメントユニット開発運用チームの北岡拓明氏です。ITマネジメントユニット内の各業務システム担当者は各事業部が利用している業務システムの保守運用を行っています。これまでは、ユーザーである事業部から「エラーが出ているので改修してほしい。」と要望を受けた際、インシデント対応のワークフローをExcelで管理していたのです。改修内容を記載したうえで、上長にチャットでメンションを送り承認を依頼します。承認の証跡をサーバーのフォルダに保存し、作業後には完了報告をExcelに記入して再度承認を依頼するという、非常に手間のかかる手順を強いられていたのです。「さらに、上長になりすまして承認できてしまう可能性があるなど、IT統制上も課題がありました。」（北岡氏） 　そこで、白羽の矢が立ったのがプリザンターです。プリザンターには強力なワークフローを設定できるプロセス機能が実装されており、承認者を上長のみに設定することによって、IT統制上の証跡を担保できます。インシデント証跡をファイル添付できるため、スムーズな承認プロセスも実現可能です。「ワークフローや証跡添付の点だけ見てもExcelから移行するメリットは大きい。まずはPoCも兼ねてスモールスタートで始め、運用しながら改良を重ねていく計画です。」（北岡氏）
　こうしてプリザンターで業務アプリを作る過程で、同社が重視しているのが、ユーザーが主体となって構築し、推進役を担う杉山氏はナレッジトランスファーを含め、“エヴァンジェリスト”として側面からの支援に徹することです。「業務のことをよく知る当事者であるユーザーが主導するのが最も合理的。企業DXのスタートに必要なのは、そうして各事業部が思い描いているDXのイメージを実際の形にして体験してもらうことで、変革のきっかけを生み出すことです。ただ、単に事業部にツールを渡すだけでは推進は難しく、先導役となるエヴァンジェリストの存在が不可欠です。」（杉山氏）
杉山氏が考えるエヴァンジェリストが持つべき能力は次の通りです。
1．スモールスタートの成功体験をスケール（拡大）させる力
2．現場のニーズを理解し、「プリザンターでできること・できないこと」を即座に判断する直感力
3．ノーコード・ローコードの俊敏性を最大限活用し、可能性を示すプロトタイピング力
　これら3つの力を日々のナレッジ習得や実践で磨きながら、「どれだけ熱意を持ってプリザンターの価値を広められるか」がDX成功の鍵だと杉山氏は考えています。

今後、同社ではプリザンターを基盤としてITSMを構築し、IT統制へ活用していく計画です。企画チームのリーダーである瀬戸川聡氏はその構想を次のように説明します。「北岡チームが進めている業務システムのインシデント管理以外にも、問題管理、プログラムなどの変更管理、リリース管理、構成管理など、ITSMのプロセスをプリザンターでカバーできる範囲は多岐にわたります。まずは構想や管理設計、運用方針をエヴァンジェリストである杉山が中心となって整備し、順次システムを内製化するプロジェクトを進めていく計画です。」
　しかし、内製化は開発スピードやナレッジが自社に蓄積される点で非常にメリットが大きいものの、“重要な注意点”があると杉山氏は警鐘を鳴らします。「それは、エヴァンジェリストが担う役割を移行していくタイミングを誤ってしまうこと。実際にプリザンターによる内製化を経験したからこそ言えることですが、“スモールスタートしたものを徐々にスケールアップするフェーズ”でエヴァンジェリスト自身が開発を継続して担うことは無謀であり、“リソースのスケールアップのタイミングを見誤ってしまう”ことも『内製化の罠』だといえます。エヴァンジェリストが本来あるべき姿を見失い、足元の開発に拘ってはいけません。」
　だからこそ重要なのが、外部パートナーとの連携です。同社ではプリザンターの認定パートナーである株式会社リーデックスと契約し、技術アドバイザーとしての支援体制を整えています。実際、棚卸し機能の開発では、解決できずに3日間悩みに悩んだ問題が、リーデックスとの1時間の打ち合わせで解決したといいます。「あくまで内製化というスタンスを保ちつつ、必要な場面でパートナーの専門的な知見を借りる。この柔軟な組み合わせを選べることが、プリザンターを活用したシステム開発を成功に導く鍵になると考えています。」と、杉山氏は話しています。その一言には、これからの展開を見据えた穏やかな確信が滲んでいるように感じられました。

PleasanterUserMeetup登壇の様子（杉山賀一氏）