プリザンターの使い方【初級編その4】サマリ機能を使って登録した数値を自動集計しよう！
今回は、この商談管理に登録した商談情報から金額を自動で集計し、顧客情報にその合計金額を追加するようにカスタマイズしてみましょう！
プリザンターの使い方【初級編】としては、今回のサマリでひとまず機能紹介は終了です(まとめと補足は若干、おまけとして書こうかと思っています)。
さて、それではサマリ機能の説明に入ります！
やりたいことは「商談管理」テーブルに登録した商談情報から、顧客ごとに受注金額を集計して顧客情報テーブルにその金額を追記する、という機能の作成です。
まずは、顧客情報に集計金額を入れるための項目を追加しましょう。
いつものように画面右上の「管理」→「テーブルの管理」→「エディタ」→「数値D(DじゃなくもOK)」項目を追加して以下のように「詳細設定」を行ってください。
表示名を「受注合計額」とし、書式を「通貨」に設定しましょう。
次にまずは商談情報を入力してみましょう。商談管理の一覧に戻って新規作成をクリック。入力内容は、以下の通りで2件の商談データを入力してみましょう。指定項目以外は任意で結構です。
入力商談データ1.
件名：プリザンター導入コンサルティング
顧客情報：(以前に登録した顧客)
売上：￥100,000
受注予定日：先週の金曜日(必須項目ですが、ここでは適当に)
状況：受注
入力商談データ2.
件名：プリザンターへのデータ移行作業
顧客情報：(入力商談データ1と同じ顧客)
売上：￥300,000
受注予定日：来週の月曜日(必須項目ですが、ここでは適当に)
状況：交渉
2件の商談情報を入力したら、続けてサマリの設定を行います。
最初に作った顧客情報テーブルの「受注合計額」欄に受注した商談の合計額を自動で集計するようにしてみましょう。
商談管理テーブルから、管理→テーブルの管理→サマリ→新規作成、をクリックして以下のように設定します。※画像をクリックすると拡大します。
これで顧客情報テーブルのそれぞれの顧客ごとに受注合計額が自動で集計される設定が有効になりました。
ただし、すでに登録済みのデータに関しては自動で集計されていませんので画像のように、先程登録したサマリ設定を選択し同期ボタンをクリックします。
サマリを追加・変更した場合、既存のデータに反映させるにはこの同期処理が必要となります。サマリ設定後に新規登録された対象データは自動で集計されます。
それでは先程商談データを入力した顧客の顧客情報を開いてみましょう！
登録した2件の商談情報がリンクされ、しっかり受注合計額にも数値が入っていますね！
ですが、これだとまだ交渉中の「プリザンターへのデータ移行作業」の￥300,000も受注合計額に含まれてしまっています。あくまでも受注した金額だけを集計したいので、状況：受注の商談以外は集計対象に含まない設定にする必要があります。
そういえば、先程作成したサマリの詳細設定に「条件」という項目がありましたね。あれを使うことで集計対象を絞ることができるのです！
集計対象の「条件」を選択するためにはビューという機能を使います。
商談管理テーブルから、管理→テーブルの管理→ビュー→新規作成ボタンをクリックしフィルタタブを開いて、以下のように入力してください。※画像をクリックすると拡大します。
ビューを作成したらサマリタブを開いて先程作成したサマリ設定を開き、条件欄で先程作成した受注済みを選択します。
サマリの条件を変更しましたので忘れずに同期処理を行ってください！
同期を行ったら顧客情報を開いてみましょう！
今度こそ交渉中の商談は対象外で受注済みの1件だけが受注合計額として集計されています！
このように、プリザンターではリンクしたテーブルの集計も簡単にできてしまいます！
もちろん、合計だけではなく平均値や最大値なども取り出せますのでうまく使いこなせば非常に便利な機能となっておりますので是非活用してください！
今回も長くなってしまいましたが、サマリ機能はとても便利な機能ので是非使いこなしてください！
そんなわけでプリザンターの使い方【初級編】は、ここで終了です。
「一覧表示のカスタマイズ」「入力項目のカスタマイズ」「データリンク機能」「サマリ機能」という基本にしてもっとも使用頻度が高いであろう機能をご紹介しました。冒頭にも書きましたが初級編まとめ的な記事も1本書こうかと考えています。
中級編、上級編、達人編、異世界編と続くかどうかはわかりませんが、中級編へと続きましたら、またどうぞよろしくお願いいたします。