工場にプリザンターを導入し、“紙”の生産管理から脱却
年間960時間の業務コストを削減し、情報共有も実現

　有限会社海鴻社は、半世紀以上にわたり印刷業を営み、東京の下町に2拠点の工場を構える、従業員23人の老舗印刷会社です。近年、のぼり旗や横断幕の印刷・製作事業が好調で、こうした特殊印刷で差別化し、業績を伸ばしています。

　一方、工場の課題は、紙ベースの生産工程管理で度々問題が生じ、限界を感じていたことです。これは、会社の規模の大小を問わず、日本の多くの企業が抱えている共通の問題と言えます。同社の平賀裕一郎社長はこう話します。「印刷は、出力、転写、仕上がりなど工程があり、注文内容を書いた紙の指示書を、その工程間でリレーする形で手渡して進めるのが従来の管理方法です。しかし、そのやり方では、今どれほどの案件があり、それぞれどの工程にあるのか、作業者が即座に確認、共有するのは困難。また、顧客から製作物が今どの工程にあるか問い合わせが入った際、工場中を走り回って“紙”を探しに行かねばならず、その都度作業が止まり、生産性が落ちる一因でした」。

　紙による生産管理は混乱の原因にもなります。繁忙期はスケジュール管理がより一層難しくなり、納品したか否かのチェックに手間取る事態が、年間数件発生していたのです。加えて、長年の取引先から「過去の注文と同じ物を製作してほしい」との依頼も何度かあり、その度に指示書を綴じたファイルから探す手間が生じます。

　また、営業社員が外回りで獲得した案件の情報を、工場の作業員がメールで受け取り、受発注システムに再度入力し直すという無駄も現場の負担に。「紙ベースや無駄から脱却し、顧客情報、受発注から生産工程管理まで、全てを効率的に一元管理できるデータベースシステムの導入が、喫緊の課題となっていたのです」（平賀社長）。

　導入に向けて平賀社長が求めた条件は次の通りです。工場は製造する機械が入れ替わると、工程も変わります。それに合わせ、導入したデータベースシステムも改変が必要になりますが、スクラッチで構築した完全オーダーシステムであると、改変に時間が掛かることが想定され、まずはそうした変更にも柔軟に対応できるシステムが望ましいと考えました。さらに、営業社員はずっと外に出ているため「外部からアクセス可能」なこと、作業現場はMac、営業はWindowsのPCを使用しているため「OSに依存しないシステム」であること、あるいはユーザー側で「ソフトを更新する手間がないこと」なども重要なポイント。それらの事項をクリアするためには、“Webサービス”であることが必須となります。

　今回、開発を担当した認定パートナー企業であるシステム会社「株式会社リーデックス」の担当者は、「海鴻社が求める工場の生産管理や顧客管理は、プリザンターだけで全て行えると判断。同社は既存の販売管理システムとの統合を視野に入れており、その点でも連携や拡張性が高いプリザンターの優位性が発揮できるのは間違いないと伝え、導入を進言した」と話します。

　導入では、リーデックスが海鴻社から課題と要望を詳細にヒアリングし、解決策の提案と実装を進めていきます。プリザンターは予め用意されている様々な標準機能を用い、ユーザー自身で設定して使うこともできますが、一画面に表示できる項目を増やし一覧性を高めたり、顧客マスターとの連携、プルダウンや選択式メニューの作成など、UIの最適化には、一定の知識や技術が必要です。「見た目の微調整、データのリレーショナルなどはエンジニアでないと難しく、リーデックスなどシステム会社に任せるのが得策です。加えて、外部システムとの連携、稼働後のサポート、相談など、様々な場面で認定パートナーに頼れることは心強いと考えています」（平賀社長）。導入後、現場からの意見、要望をリーデックスに伝え、新しい機能の追加や変更を加えるといった臨機応変なカスタマイズも実施。「こうして使いながら機能を付け足し、改良を加えることができる柔軟性が、プリザンターの良いところ」と、リーデックスは評価します。

　導入効果は明確に表れています。営業社員は外出先で案件が発生した場合、タブレットやPCを使ってプリザンターに直接、案件内容を入力。工場ではその内容をPC上で確認し、作業を進めながら、今どの工程にあるか、納品されたか否かを、プリザンターに入力しています。顧客情報から注文内容、案件のステイタス（現状）、作業担当者情報まで一元管理され、生産管理に関する情報共有がプラットフォーム上で行える体制が整ったのです。

　結果、営業社員がメールで送付した案件情報を工場の作業員が転記する手間はなくなり、営業社員自身もWebデータベースに直接入力し、一覧性、検索性が高くなることで、効率的な案件管理が実現しています。「工場の作業者、営業社員一人当たり、少なくとも月20時間、年間240時間の業務コスト削減効果があると見ています。工場は4人体制なので、計月80時間、年間960時間もの負担軽減につながります」（平賀社長）。

　また、平賀社長が驚いたのが、新しいシステムにも関わらず、現場が抵抗なく使えるようになったこと。「一般的に、新規システムは現場への浸透が課題ですが、プリザンターは自然に馴染んだ。シンプルで使いやすい点が現場の負荷を減らし、スムーズな導入に成功したと考えています」。

　プリザンターによる生産管理改革は、今後次のフェーズに移行します。まず、既存の受発注システムと連携を図り、プリザンターへの情報の集約を推進。その後は、工場の作業者の利便性向上のため、工程ごとにQRコードを発行して現場に貼り付け、スマートフォンやタブレットPC、あるいはコードリーダー端末で読み取ることで、プリザンターにリアルタイムでステイタスが入力される機能を搭載する計画で試作が進められており、今後の本格導入に向けて調整を行っています。「QRコードを導入すれば、いちいちPCなどを立ち上げてプリザンターに入力する労力が省け、現場の生産性は上がり、ステイタスの情報共有も容易になる」と、平賀社長は話します。

　さらに先に見据えるのが、紙のファイルで管理されている過去の案件情報をデジタル化し、プリザンターに集約すること。現在の案件から過去の案件まで、図面、作業書、納品書なども含めて、全てプリザンターで業務管理を完結させるのが目標です。「プリザンターは、できることからスモールスタートし、一歩一歩スケールできる点がポイント。我々のような中小企業に限らず、大企業でも同様に小さく始めて、改良しながら大規模化を図ることができ、その点もメリットでしょう」（平賀社長）。