【Excel業務を改善しよう！】第5回プリザンター化の効果と改善継続を目指して！
1.はじめに
コラム「プリザンターでExcel業務を改善しよう！」シリーズも今回でいよいよ最終回となりました。 前回のコラムではプリザンター構築とデータ移行のポイントをご紹介しました。最終回となる今回は、構築したプリザンターの効果確認や利用者からの問い合わせ管理や活用方法など、「改善継続」を目指すためのノウハウ・ポイントをご紹介します。
2.プリザンター化による業務改善効果の確認
前回までのコラムで、サンプル業務「出荷管理」に対してのプリザンター化とデータ移行が完了しました。プリザンター化検討時の、改善イメージで上がった「期待する改善効果」が得られているか、プリザンター化をする前の業務と現状の業務を比較することにより確認してみましょう。
💡改善イメージのポイント
①手作業削減 Webアプリ化でファイル配布・集約作業、ファイルロックからの脱却
②情報一元化 情報を集中し一括管理で、正確な情報維持・管理の効率化
③即時性 情報の利活用をリアルタイムに実現しビジネスを加速
【図1 プリザンター化前の業務イメージ】
【図2 出荷管理プリザンター化後の業務イメージ】
💡改善効果のポイント
①手作業削減 「出荷管理」情報のExcelファイル配布や集約業務の削減
②情報一元化 各倉庫の「出荷管理」情報をプリザンターで集中管理
③即時性 プリザンター上からのリアルタイムな出荷指示
「出荷管理」がプリザンター化できたことで、出荷指示については本社からプリザンターで可能になり、各倉庫で管理されていた情報が一元管理できたことで、業務が効率化できたことが分かります。また商品情報、倉庫情報をマスタ管理できるようになったことで情報の管理が効率化され、業務改善の効果があったと言えます。
3.さらなる改善ためのプリザンター化
「出荷管理」のプリザンター化による業務改善効果から、「入庫管理」についてもプリザンター化をすることで、在庫管理業務の改善がさらに進むことが想像出来ます。 「入庫管理」のプリザンター化に対しては、下図のような業務改善・業務効率化を進めるための課題が見えてきます。
【図3 入庫管理のプリザンター化の課題】
「入庫管理」のプリザンター化では、「出荷情報」に加えて倉庫情報、商品情報のマスタ情報と連携することで、各倉庫の在庫数を自動計算することが可能になり、リアルタイムに倉庫・商品毎の在庫数の把握が可能になります。
【図4 入庫管理のプリザンター化後の業務イメージ】
ここまでプリザンター化をすれば完全にExcelファイルの管理から脱却することができ、タブレットやスマートフォンでも利用可能となり、オンラインによる新たなビジネススタイルも見えてくるはずです。
このように、プリザンターで段階的に情報が整備されることにより、業務改善とデータ活用が進みます。プリザンターは小さな業務範囲から始めて大きな業務範囲に広げていくには非常に適したWebアプリケーションと言えます。
4.利用者からのフィードバックの収集と活用
プリザンターを利用していけば、必ず利用者からの問い合わせや要望も上がってくると思います。そういった問い合わせや要望は、改善や活用の為のフィードバックとして情報収集すると良いでしょう。フィードバックを問題や課題に結び付け、改善のPDCAを回していくことが大事です。
ここでも、プリザンターの出番になります。プリザンターには「問い合わせ」のテンプレートが用意されています。
そのまま活用して利用者からの問い合わせや要望などを情報収集・管理しながら、その中で改善が必要と判断したものを機能要件として対応し続ければより良いプリザンターになるでしょう。
【図5 問い合わせ管理のテーブル】
上記の図のように問い合わせ管理のテーブルを作成することで、シームレスな課題管理が可能になり、利用者と管理者のとのコミュニケーションが記録とともに円滑に活動し始めます。このような情報管理は、まさにプリザンターの得意とするところです。
5.まとめ
今回のコラムでご紹介した内容のまとめは以下となります。
・構築、導入したプリザンターは想定した効果を発揮したか確認しましょう
・改善を継続させるために利用者からのフィードバックを取り入れましょう
・利用者と管理者のコミュニケーション、課題管理にもプリザンターを活用しましょう
業務改善には終わりはありません。IT技術の進化や変化するビジネスに合わせて業務の改善は続きます。より良い業務や作業を目指すためにも、改善活動を継続させてくことが大事です。プリザンターはそんな改善活動にも効果を発揮します。
5回にわたる本コラムシリーズでは、プリザンターによるExcel業務の改善方法を紹介してきましたが、総括すると以下の通りです。
💡プリザンター化をすることで
・Excelの情報を正規化し、業務の内容を明確化することで業務改善のきっかけを促すことができる
・カスタマイズや連携機能によって改善手法の幅を広げ、さまざまな課題に対応しやすくなる
・業務情報が可視化・活用しやすくなり、新しい改善に向けた意思決定がスピードアップする
プリザンター化の検討は、業務と情報の整理をすることで新しい働き方や、効率化を実現するきっかけにもなります。
ぜひ今の業務で利用しているExcelの利用方法を見直し、プリザンター化の検討を一緒にしてみませんか。
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第1回 プリザンターってどんなもの？まずは試してみよう！
第2回 プリザンターを使ってみよう！ 基本操作とポイントを画面で解説
▶ コラム【Excel業務を改善しよう！】シリーズ
第1回「プリザンターではじめる業務改善」
第2回「プリザンター化モデルで業務を可視化・分析してみよう！」
第3回「プリザンター化モデルを使った設計のポイントを解説」
第4回「プリザンター構築とデータ移行をやってみよう！」>
第5回「プリザンター化の効果と改善継続を目指して！」◀このコラム
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著者：CTCシステムマネジメント株式会社 滋賀泰樹 様 経歴：システム運用、システム監視、サーバ、ネットワーク、セキュリティ、RPAなどの業務に従事し、各現場で脱ExcelやWebDBを使った業務改善を実施してきた、WebDB活用と業務改善のスペシャリスト。現在はWebDBをはじめ、ETL、RPA、BIツールなどを組み合わせた業務改善をご提案しつつ、プリザンターに関するサービス運営とプリセールスが主な業務。ビジネスプロセス革新エンジニア資格保有。ダイエット目的に始めた自宅でのトレーニングがライフワーク。筋肉量は増えたが体重は減らないのが悩み。 |