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2021/11/10

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【Excel業務を改善しよう!】第1回 プリザンターではじめる業務改善

※当コラムは、インプリム認定パートナーであるCTCシステムマネジメント株式会社(以下、CTCS)様から寄稿いただき掲載しております。

1. はじめに


本コラムはExcel業務をプリザンター化することで業務改善を実現する様々なノウハウをご紹介します。
業務で頻繁に取扱うExcelですが、多くのデータ量を扱っていたり、内容が複雑で関係者が多い業務をExcelでまかなっていることなどで、データの管理や利便性に課題をお持ちの方や、Excel業務のプリザンターへの移行を検討している方には、特にお役立ていただけると考えます。
業務改善の順序(改善プロセス)に沿って、 Excel業務の分析とプリザンター化のモデリング技法からデータ移行のノウハウまで、5回にわたりみなさんに共有します。最後までお付き合いいただけると幸いです!

【Excel業務を改善しよう!】コラムシリーズ一覧(予定)




2. 業務改善とは?業務改善の進め方


まずは業務改善について少しお話しします。業務改善は、いくつかのステップに分けて進めていきます。
具体的には、業務の可視化(棚卸、定量化)を行い、効果が望める業務を選択・分析し、改善案を策定します。策定した改善案を実施し、効果を確認するまでが一連の流れです。プリザンター化は改善案を実現するための、改善手法にあたります。この業務改善プロセスを図にしたものが下記となります。


【図1 業務改善プロセス】


業務改善のプロセスに対して、プリザンターで実現する際のプロセスを追記したものが下図2になります。


【図2 プリザンターによる業務改善とコラムの位置づけ】


全体の流れとしては、8つのステップで進めていきます。

1. 改善対象Excel業務の選択:プリザンター化による改善効果が期待できる業務を選択
2. 業務イメージ可視化 :対象業務の目的・位置づけ・業務内でのExcel利用方法を分析し業務イメージ作成
3. 改善イメージ作成 :可視化した業務のうちどの部分をプリザンター化するか検討
4. Excelの確認 :プリザンター化モデリング技法を用い実際のExcelを確認
5. プリザンター化の検討 :Excel項目に対して、どのプリザンター機能を利用するか検討し設計
6. テーブルの作成 :設計をもとにテーブルを作成
7. データ移行 :移行データを作成しExcelデータを移行
8. 効果の確認 :作成したプリザンターと、改善案を照らし合わせて確認

第1回目の今回では、プリザンター化プロセスの「改善対象Excel業務の選択」、「業務イメージ可視化」、「改善イメージ作成」をご紹介します。

ちなみに、プリザンターをExcel業務の改善手法として選択する大きな理由としては、Excel業務で行われることの多い、情報の管理・計算・共有はプリザンターが得意とするところであり、プリザンター製品のメリットがそのまま改善効果に直結するためです。

■Excel業務をプリザンター化するメリット

・複数人数の同時利用(参照、更新)が可能
・Webブラウザから手軽に利用できる
・OS、デバイスに関係なくスマホやタブレットからも利用できる
・変更履歴の保持で、変更点の把握や簡単に変更前のバージョンに戻すことも可能
・アクセス制御がフレキシブルに設定可能で必要な情報を必要な人に簡単に共有できる

複数名での同時利用や、スマートフォンとタブレットからの利用など、タイムリーな情報活用が可能になることにより、業務改善×DXの入り口としてうってつけであると考えます。これからのデジタル化を見据えても、プリザンター化は最適な選択と言えるのではないでしょうか。


3. 業務の棚卸から改善対象Excel業務の選択


前置きが長くなってしまいましたが、ここから実際のプリザンター化による業務改善をスタートしていきましょう。

まず、業務の棚卸を行い、Excelを利用している業務を抽出します(図3 ①)。抽出したExcel業務に対して作業の回数や工数などを定量化し、改善対象となる業務を絞り込みます(図3 ②)。ここを定量化しておくことで、改善効果を測る指標になるため実装後のステップ「効果の確認」でも役立ちます。



【図3 改善対象のExcel業務を選択】


改善効果が出やすい業務は、以下の要素があります。これらの特徴を持つ業務を優先して選択しましょう。
✔ 作業回数が多い
✔ 多人数で利用
✔ 集計や確認作業が多い

まずは標準機能のみでプリザンター化できる業務から始め、徐々に複雑な業務へも拡大していくのがおすすめです。


4. 業務イメージ可視化


改善対象のExcel業務における課題や問題について抜け漏れが無いように、業務内容を明確にし、関係する担当者間で認識を合わせる必要があります。そのためには業務イメージを作成、明文化し、担当者全員で認識を合わせるのが理想的です。今回はサンプルの在庫管理業務を例に業務イメージをまとめました(図4)。どのようにExcelが利用されているのか可視化することで明確となった課題や問題点に対して、改善方針を決めていきましょう。この改善方針をまとめていくことで、プリザンター化の道筋が見えてきます。


【図4 業務イメージと改善方針】



5. 改善イメージの可視化


改善方針がまとまったところで、いよいよプリザンター化した場合にどの部分をどう置き換えるのか、先程のイメージ図に当てはめていきましょう。こうすることで、着手の優先順位付けや、効果が見えやすくなります。
置き換えるうえで、以下3点のポイントを軸に進めていただけると良いと思います。

■改善イメージのポイント

 ・Excelの廃止(ファイルの配布、集約とファイルロックからの脱却)
 ・情報の集中、一括管理
 ・情報利用と活用のリアルタイム性

今回のサンプルExcelから「改善イメージ」を作成すると下図5のようになります。


【図5 改善イメージ】


まずは、情報の一括管理の実現を目指しましょう。Excelでは難しかったリアルタイムでの在庫状況の把握が期待できます。倉庫情報や商品情報もまとめてデータ連携させれば、在庫情報以外の情報も管理できることが分かります。
このように「改善イメージ」を可視化することによって、プリザンター化の作業方針にもなりますし、期待効果を明確にすることで、プリザンター化した後の評価もしやすくなります。

6. まとめ

第1回目のコラムは以上となります。今回のコラムでご紹介した内容をまとめました。

 ✔ 業務を定量化し、改善効果が出やすい業務を選択しましょう
 ✔ 業務を可視化し、改善方針を明確にしましょう
 ✔ 改善案を作成し、改善活動をスムーズに進めましょう

プリザンターの機能をよく理解することも重要ですが、今の業務内容の確認、業務の改善方針などを明確にしていくことも、業務改善においては重要です。
まだプリザンター化への事前準備段階ではありますが、本コラムシリーズでは、こういった業務改善のプロセスを踏まえて進めることで、手戻りが少なくスムーズにプリザンター化を実現できるだけではなく、効果も実感できるようじっくりと紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。


次回「プリザンター化モデルで業務を可視化・分析してみよう」と題して、具体的にどのように進めれば良いのか、Excel業務の詳細な可視化方法と、項目・関数などの機能の分析方法についてご紹介します。これからもお付き合いくだされば幸いです。



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※導入事例記事やCTCS様のサイトへのリンクもこちらから


▶ 合わせて読みたいCTCS様のプリザンターコラム
第1回 プリザンターってどんなもの?まずは試してみよう!
第2回 プリザンターを使ってみよう! 基本操作とポイントを画面で解説


著者:CTCシステムマネジメント株式会社 滋賀泰樹 様
経歴:システム運用、システム監視、サーバ、ネットワーク、セキュリティ、RPAなどの業務に従事し、各現場で脱ExcelやWebDBを使った業務改善を実施してきた、WebDB活用と業務改善のスペシャリスト。現在はWebDBをはじめ、ETL、RPA、BIツールなどを組み合わせた業務改善をご提案しつつ、プリザンターに関するサービス運営とプリセールスが主な業務。ビジネスプロセス革新エンジニア資格保有。ダイエット目的に始めた自宅でのトレーニングがライフワーク。筋肉量は増えたが体重は減らないのが悩み。

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